GMPC管理体系的建立、完善一般都要经过准备、总体策划与设计、采取组织技术措施、编制GMPC体系文件、GMPC体系的运行和保持、GMPC体系审核等6个阶段。
实际执行中,化妆品企业可根据具体情况对阶段划分进行调整,并对每个阶段的内容进行补充或裁剪。一般来说,对于技术和管理两方面的基础还比较薄弱的企业,首先应从技术和管理上进行整顿,加强基础工作,然后再着手编制体系文件,并加以试运行,通过持续改进,不断地提高管理水平,确保GMPC管理体系的有效性、充分性和适宜性;对技术和管理两方面基础都较好的公司,工作的重点是根据GMPC标准的要求,在现有生产管理和质量管理的基础上,直接进行体系文件的编制或修订,使之符合公司体系和GMPC标准的目标要求。
这6个阶段和实施步骤之间,没有明确的界限,常常相互穿插,交错进行,工作中还需要注意及时协调和加强衔接。
一、准备阶段。这一阶段的主要任务是做好建立GMPC体系的前期准备工作。
1、统一思想,提高认识。
2、建立GMPC管理小组。根据企业具体情况可成立不同规模的领导小组,并任命一人为小组组长,其职责是负责GMPC体系建立的组织协调和决策。组装GMPC体系质量及安全管理办公室,其主要职责是执行领导小组的各项决定。质量及安全管理办公室可以在企业现有组织架构的基础上,吸收有关职能部门的代表参加,参加者要对企业情况非常熟悉,透彻掌握GMPC体系标准,并有较强的协调能力和文字水平。
二、GMPC体系总体策划与设计
这一阶段的目的是根据GMPC体系标准的要求,结合公司具体情况,从公司的质量方针和质量目标出发,系统分析生产管理和质量管理的总体要求,统筹规划,提出GMPC体系的建设方案。GMPC体系总体策划与设计的内容一般应包括:体系的组织架构,体系要素、职责和权限、GPMC体系文件层次、应配备的资源和人员等。
1、收集有关资料并进行GMPC体系环境分析。
2、制定企业GMPC质量方针与目标。
3、对组织现状进行调查、对比与分析。
4、体系要素的重要性评估及选择。
5、GMPC体系总体策划与设计的评审。
三、采取组织技术措施。 这是在GMPC体系总体策划与设计方案批准后,体系建设与更新的一个环节。
四、编制GMPC体系文件。
GMPC体系文件是将GMPC体系中采用的全部体系要素的要求,用文件形式加以规定和描述,并作为GMPC体系运行见证的文件,它是公司组织内部实施GMPC管理的规定,也是向需求方证实GMPC体系适用性和实际运行状况的证明。
五、GMPC体系的运行和保持。
GMPC体系文件是否符合充分性、适宜性和有效性的要求,要在体系运行中进行检查,这一阶段的工作包括:GMPC体系实施的教育培训;GMPC体系的实施运行;内审计划的编制与审批;GMPC体系内部审核;不符合项纠正及纠正措施跟踪;管理评审。
六、GMPC体系审核
在上述5个阶段工作全部完成后,企业可根据需要申请有资格的第三方进行GMPC认证,这项工作包括:选择认证机构;提出认证申请;认证日程的确定;现场认证;认证后,对不符合项纠正及纠正措施的跟踪。